05. Oktober 2025

Wie läuft der Bewerbungsprozess ab?

 

Schritt für Schritt erklärt – für Gastfamilien, die ein Au-pair aufnehmen möchten 

 

Ein Au-pair aufzunehmen bedeutet mehr als nur Unterstützung im Alltag – es ist eine kulturelle Bereicherung für die ganze Familie. Damit Sie als Gastfamilie genau wissen, wie der Vermittlungsprozess abläuft, möchten wir Ihnen Schritt für Schritt erklären, wie die Vermittlung bei der Au-pair-Agentur Natascha funktioniert.

 

1. Erstkontakt und persönliche Beratung

 

Der erste Schritt zu einem erfolgreichen Au-pair-Aufenthalt beginnt mit der Kontaktaufnahme:

In einem telefonischen Gespräch mit der Au-pair-Agentur Natascha werden Ihre Wünsche und Voraussetzungen als Gastfamilie besprochen:

  • Wie viele Kinder möchten Sie betreuen lassen?
  • Welche Aufgaben soll das Au-pair übernehmen?
  • Welche Sprachkenntnisse sind erforderlich?
  • Wann soll der Aufenthalt beginnen und wie lange dauern?
  • Hatten Sie bereits ein Au-pair? Aus welchem Land und welche Erfahrungen haben Sie gemacht?

Gleichzeitig erhalten Sie alle wichtigen Informationen zu gesetzlichen Bestimmungen, Visum, Versicherung und finanziellen Rahmenbedingungen.

 

Tipp: Melden Sie sich frühzeitig – idealerweise 2–3 Monate vor dem gewünschten Starttermin. So bleibt ausreichend Zeit für Auswahl, Vertragsabwicklung und Visumsverfahren.

 

2. Bewerbung als Gastfamilie und Profilerstellung

 

Nachdem Sie sich entschieden haben, mit uns zusammenzuarbeiten, legen wir gemeinsam Ihr Gastfamilienprofil an. Dieses Profil ist die Grundlage für das spätere Matching.

Bitte füllen Sie dafür das Online-Formular aus: Gastfamilien-Formular öffnen.

 

3. Auswahl des passenden Au-pairs

 

Sobald wir Ihre Daten erhalten haben, prüfen wir, welche Bewerberin am besten zu Ihrer Familie passt – basierend auf Alter, Sprachkenntnissen, Interessen und Erfahrungen.

 

In dieser Phase:

  • Sie erhalten vollständige Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Motivationsschreiben, Fotos).
  • Kennenlern-Gespräche finden per WhatsApp-Videoanruf statt, um sich gegenseitig kennenzulernen.
  • Nach dem Gespräch erhalten Sie die WhatsApp-Nummer und E-Mail-Adresse der Bewerberin, um weiter zu kommunizieren – Fotos auszutauschen, Fragen zu klären oder anzurufen.
  • Wenn die Chemie stimmt, entscheiden Sie sich für eine Kandidatin – das sogenannte „Match“.

Während des gesamten Auswahlprozesses begleiten wir Sie beratend und helfen Ihnen, die passende Entscheidung zu treffen.

 

4. Vertragliche und behördliche Schritte

 

Nach erfolgreicher Auswahl beginnt die formale Phase. Hier kümmern wir uns um alle organisatorischen und rechtlichen Aspekte:

  • Erstellung des Au-pair-Vertrags (inklusive Arbeitszeiten, Taschengeld, Urlaub und Freizeiten)
  • Bereitstellung aller erforderlichen Unterlagen (Einladungsschreiben, Verträge, Versicherungen usw.)
  • Die Kranken-, Haftpflicht- und Unfallversicherung können Sie bequem über uns abschließen.
  • Unterstützung des Au-pairs bei der Visumsbeantragung, Beratung über die erforderlichen Unterlagen und das Vorgehen bei der Botschaft

Damit sind alle Voraussetzungen für eine legale und sichere Aufnahme Ihres Au-pairs erfüllt – und die Bewerberin kann das Visum bei der deutschen Botschaft beantragen.

Bis zu diesem Schritt fallen für die Gastfamilie keine Kosten an.

 

5. Vorbereitung auf die Ankunft

 

Vor der Ankunft Ihres Au-pairs unterstützen wir Sie dabei, sich optimal vorzubereiten:

  • Überlegen Sie, ob Sie dem Au-pair einen Teil oder die vollen Kosten für das Flugticket erstatten möchten. Wir empfehlen, die Erstattung erst nach der Ankunft vorzunehmen.
  • Richten Sie das Gästezimmer liebevoll ein.
  • Bereiten Sie Ihre Kinder auf den neuen Alltag vor.
  • Lesen Sie bitte aufmerksam die Broschüre „Au-pair in deutschen Familien“ der Bundesagentur für Arbeit.

Eine offene und herzliche Aufnahme ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Start.

 

6. Ankunft und Start des Au-pair-Aufenthaltes

 

Der große Tag ist da – Ihr Au-pair reist an! In den ersten Tagen geht es darum, sich kennenzulernen und Vertrauen aufzubauen:

  • Einführung in den Familienalltag und die Abläufe
  • Erklärung der Hausordnung, Regeln und Erwartungen
  • Anmeldung beim Einwohnermeldeamt
  • Start des Sprachkurses und gemeinsames Planen von Freizeitaktivitäten

Die Au-pair-Agentur Natascha steht Ihnen in dieser Phase jederzeit beratend zur Seite.

 

7. Betreuung während des Aufenthalts

 

Während der gesamten Au-pair-Zeit bleibt unsere Agentur Ihr verlässlicher Ansprechpartner. Wir bieten:

  • Unterstützung bei Fragen oder kulturellen Missverständnissen
  • Vermittlung bei Konflikten oder – falls nötig – Organisation einer neuen Vermittlung
  • Falls die Beziehung zwischen Au-pair und Gastfamilie nicht harmonisch verläuft, bieten wir Ihnen innerhalb der ersten vier Wochen eine Neuvermittlung mit Au-pairs unserer Agentur an. Hierfür berechnen wir eine Gebühr von 70 Euro. Dieser Fall tritt jedoch sehr selten auf.

Ziel ist es, dass sich sowohl Ihre Familie als auch Ihr Au-pair rundum wohlfühlen.

 

Fazit

 

Der Bewerbungs- und Vermittlungsprozess für ein Au-pair ist dank der strukturierten Vorgehensweise der Au-pair-Agentur Natascha klar und transparent. Mit unserer Erfahrung und unserem bewährten Verfahren gelingt die Aufnahme eines Au-pairs einfach, stressfrei und sicher.

 

Weitere Informationen finden Sie auf dieser Seite: Vermittlungsverfahren für Gastfamilien

 

Bild von prostooleh auf Freepik